Health Services, Contract Manager

Position Overview

The Contract Manager is an integral member of the Health Services team responsible for assisting in all aspects of delivery to health service contract requirements on contracts of varying size and complexity. The Contract Manager is responsible for coordinating and managing contract operations and administrative activities, under the direction of Calian's Director and/or Deputy Director, Health Services.

The Contract Manager is responsible for ensuring that all contractual obligations are fulfilled, that all workforce and customer satisfaction targets and contract fiscal targets on their respective contracts are met. The Contract Manager has primarily an outward facing role, centered on employee and customer satisfaction and project financial success. They have complete responsibility for the successful achievement of all contract metrics.

***While this position is remote, the successful candidate must reside in the greater Montreal area due to required site visits***

Responsibilities:
Contract Management

• Ensuring the following for all contracts that they manage: 
• Workforce Satisfaction
• Customer Satisfaction
• Gross Margin (compared to targets determined at contract award)
• Contract Compliance
• Contract Retention (renewal)
• Contract Growth (increased revenue beyond revenue at contract award)

Proposal Support

• Championing the renewal of an existing contract they manage
• Reviewing proposals for contracts they will manage
• Attending proposal pricing meetings for contracts they will manage

General Support 

• Contribution to the Service Line team
• Contribution to quarterly forecasts and annual budget
• Interact with Health Services Contract Administrators and Divisional Services (HR/Payroll, Finance, etc.) in order to facilitate information flow
• Identification of business opportunities within the contract and within the client organisation
• Anticipated (but not limited to) Activities
• Assist with determination of contracts requirements for start-up, delivery and close-out
• Review contract documentation - i.e. contracts/credentials/training - to ensure documents are complete, accurate and up to date
• Responsible for managing budgets, cash flows, schedules, human resources and client relationships
• Track the progress and quality of work being performed on the client site by Health Care Providers
• Facilitate the interface as required for the customer or Health Care Provider to Calian's Health Services team and Divisional Services business support units within the organization
• Use project scheduling and control tools to prepare and manage contract plans, budgets, expenditures and reporting and to conduct financial analysis
• Engage in issue follow-up, resolution and tracking of Letters of Intent, Request for Letters of Offers, Task Proposals, Employee Change Notices, Orientation packages, and Submittals and other required contract documentation. 
• Verify, update and approve Health Care Provider (HCP) timesheets and invoices in accordance with applicable provincial legislation and contract requirements. 
• Keep Calian's Director/Deputy Director, Health Services informed of contract delivery status and issues that may impact client relations, customer and/or Health Care Provider satisfaction, and business performance.
• Accountable to ensure monthly progress billing and invoices are submitted accurately for ongoing projects every month. 
• Seek out and communicate ideas for improving internal processes and procedures
• Collaborate with other members of the Health Services team in a positive, constructive, client- and business-centric manner
• Ensure clients’ needs are met in a timely and cost effective manner
• Assist the Business Development team with research, drafting and submitting proposals in response to the client's Request for Proposals documents

Definitions:

Workforce Satisfaction: The Contract Manager is responsible for ensuring that the workforce for each of the contracts they manage are satisfied with their employment and the manner in which they are treated by Calian.  This includes such things as compensation, benefits, administrative issues and vacation.  

Customer Satisfaction: The Contract manager is the principle interface with customers including both technical and contract authorities.  As such, the Contract Manager is responsible for the satisfaction of each customer that they manage with respect to the service provided by Calian.  The Contract Manager is responsible for developing a working relationship with the customer in order to ensure that value is added by Calian in the conduct of the work and that the employees are meeting the requirements of the contract.  A general rule of thumb to be used by the Contract Manager is as follows:
•    Monthly visits or phone calls
•    A frequency of no less than one visit per quarter is recommended

Gross Margin:  The Contract Manager is responsible for maintaining or improving the gross margin against determined targets at time of contract award. 

Contract Retention: (see Workforce and Customer satisfaction)

Contract Growth:  The Contract Manager is responsible for generating additional revenue on existing contracts.  Where opportunities exist to increase the amount of work in a particular contract, it is the responsibility of the Contract Manager to champion the project and to involve the required resources.  It is also the responsibility of the Contract Manager to flip/turnover any potential new business opportunities to the Sales organisation.  

The Contract Manager will conduct their daily activities in Calian offices, unless required to attend client or business meetings or address issues on the client site or otherwise outside of the Calian office.  Travel may be required.

The above description is intended to delineate the general nature and level of work being performed by people assigned to this job classification. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of personnel so classified. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.

Qualifications:

• Post-secondary education in a healthcare or business field
• Previous experience in a Medical Services Manager position
• 3 to 5 years of relevant contract administrative experience or Project Management function
• Strong financial acumen
• Proficient in Microsoft Office tools, including Microsoft Project
• Bilingualism in French and English is required
• Ability to work flexible hours
• Strong negotiation skills
• A clear sense of urgency to achieve results.  A “can-do”, “let’s make it happen” attitude and a focus on a positive customer experience
• Highly developed sense of tact, discretion, and judgement in dealing with confidential, sensitive and/or delicate matters
• Demonstrated ability to develop and execute projects and process improvement initiatives including planning, requirement gathering, data analysis and reporting
• Interpersonal skills in establishing and maintaining effective working relationships with others
• Excellent organizational, time management, and multitasking abilities
• Sense of urgency with the ability to respond to rapidly changing priorities in a timely and efficient manner

**DESCRIPTION DE POSTE**
 
Le Gestionnaire de Contrats est un membre essentiel de l'équipe des Services de Santé, responsable d'aider à tous les aspects de la livraison des exigences contractuelles de services de santé pour des contrats de tailles et de complexités variées. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de coordonner et de gérer les opérations contractuelles et les activités administratives, sous la direction du Directeur et/ou du Directeur adjoint des Services de Santé de Calian.
 
Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller à ce que toutes les obligations contractuelles soient remplies, que tous les objectifs de satisfaction du personnel et du client ainsi que les objectifs financiers des contrats respectifs soient atteints. Le Gestionnaire de Contrats joue principalement un rôle orienté vers l'extérieur, centré sur la satisfaction des employés et des clients et le succès financier des projets. Il est entièrement responsable de la réussite de tous les indicateurs contractuels.
 
VOS RESPONSABILITÉS :
 
Gestion des Contrats :
•    Veiller à ce que les éléments suivants soient respectés pour tous les contrats qu'ils gèrent :
•    Satisfaction de la main-d'œuvre
•    Satisfaction des clients
•    Marge brute (par rapport aux objectifs déterminés lors de l'attribution du contrat)
•    Conformité contractuelle
•    Rétention du contrat (renouvellement)
•    Croissance du contrat (augmentation des revenus au-delà des revenus à l'attribution du contrat)
•    Support aux propositions :
•    Encourager le renouvellement d'un contrat existant qu'ils gèrent
•    Examiner les propositions pour les contrats qu'ils géreront
•    Assister aux réunions de tarification des propositions pour les contrats qu'ils géreront
 
•    Support général :
•    Contribuer à l'équipe de la ligne de service
•    Contribuer aux prévisions trimestrielles et au budget annuel
•    Interagir avec les Administrateurs de Contrats des Services de Santé et les Services Divisionnels (RH/Paie, Finance, etc.) pour faciliter le flux d'informations
•    Identifier des opportunités commerciales au sein du contrat et de l'organisation du client
 
•    Activités prévues (mais non limitées à) :
•    Aider à déterminer les exigences des contrats pour le démarrage, la livraison et la clôture
•    Examiner la documentation contractuelle - i.e. contrats/accès/formations - pour s'assurer que les documents sont complets, précis et à jour
•    Gérer les budgets, les flux de trésorerie, les calendriers, les ressources humaines et les relations avec les clients
•    Suivre les progrès et la qualité du travail effectué sur le site du client par les fournisseurs de soins de santé
•    Faciliter l'interface, au besoin, entre le client ou le fournisseur de soins de santé et l'équipe des Services de Santé de Calian et les unités de support commercial des Services Divisionnels de l'organisation
•    Utiliser des outils de planification et de contrôle de projets pour préparer et gérer les plans de contrats, les budgets, les dépenses et les rapports, ainsi que pour effectuer des analyses financières
•    Suivre les problèmes, leur résolution et le suivi des lettres d'intention, des demandes de lettres d'offre, des propositions de tâches, des avis de changement d'employé, des packs d'orientation, et autres documents contractuels requis
•    Vérifier, mettre à jour et approuver les feuilles de temps et les factures des fournisseurs de soins de santé (FSS) conformément à la législation provinciale applicable et aux exigences du contrat
•    Tenir le Directeur/Directeur adjoint des Services de Santé de Calian informé de l'état de livraison des contrats et des problèmes pouvant affecter les relations avec les clients, la satisfaction des clients et/ou des fournisseurs de soins de santé, et les performances commerciales
•    S'assurer que les factures et les relevés de progression mensuels sont soumis avec précision pour les projets en cours chaque mois
•    Rechercher et communiquer des idées pour améliorer les processus et procédures internes
•    Collaborer avec les autres membres de l'équipe des Services de Santé de manière positive, constructive, centrée sur le client et les affaires
•    Veiller à ce que les besoins des clients soient satisfaits de manière rapide et rentable
•    Aider l'équipe de développement commercial avec la recherche, la rédaction et la soumission de propositions en réponse aux documents de demande de propositions des clients
 
Définitions :
 
Satisfaction de la main-d'œuvre : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller à ce que la main-d'œuvre pour chacun des contrats qu'ils gèrent soit satisfaite de leur emploi et de la manière dont ils sont traités par Calian. Cela inclut des éléments tels que la rémunération, les avantages sociaux, les questions administratives et les vacances.
 
Satisfaction des clients : Le Gestionnaire de Contrats est l'interface principale avec les clients, y compris les autorités techniques et contractuelles. En tant que tel, le Gestionnaire de Contrats est responsable de la satisfaction de chaque client qu'ils gèrent en ce qui concerne le service fourni par Calian. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de développer une relation de travail avec le client afin de garantir que Calian apporte de la valeur dans la réalisation du travail et que les employés répondent aux exigences du contrat. Une règle générale à suivre par le Gestionnaire de Contrats est la suivante :
•    
•      Visites ou appels téléphoniques mensuels
•      Une fréquence d'au moins une visite par trimestre est recommandée
 
Marge brute : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de maintenir ou d'améliorer la marge brute par rapport aux objectifs déterminés au moment de l'attribution du contrat.
 
Rétention du contrat : (voir Satisfaction de la main-d'œuvre et Satisfaction des clients)
 
Croissance du contrat : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de générer des revenus supplémentaires sur les contrats existants. Lorsque des opportunités existent pour augmenter la quantité de travail dans un contrat particulier, il est de la responsabilité du Gestionnaire de Contrats de défendre le projet et d'impliquer les ressources nécessaires. Il est également de la responsabilité du Gestionnaire de Contrats de transférer toute nouvelle opportunité commerciale potentielle à l'organisation de ventes.
 
Le Gestionnaire de Contrats effectuera ses activités quotidiennes dans les bureaux de Calian, sauf s'il est nécessaire d'assister à des réunions avec des clients ou des affaires, ou de résoudre des problèmes sur le site du client ou ailleurs en dehors du bureau de Calian. Des déplacements peuvent être nécessaires.
 
La description ci-dessus est destinée à délimiter la nature générale et le niveau de travail effectué par les personnes affectées à cette classification de poste. Ils ne doivent pas être interprétés comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, devoirs et compétences requis du personnel ainsi classé. Tout le personnel peut être amené à accomplir des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, selon les besoins.
 
VOTRE PROFIL :
Éducation :

•    Formation postsecondaire dans un domaine de la santé ou des affaires
 
Expérience :
•    
•    Une expérience préalable en tant que gestionnaire des services médicaux est requis
•    3 à 5 ans d'expérience pertinente en administration de contrats ou en gestion de projets
•    Solide acumen financier
•    Maîtrise des outils Microsoft Office, y compris Microsoft Project
•    Bilinguisme anglais-français exigé
•    Capacité à travailler des heures flexibles
•    Compétences en négociation
•    Cote de fiabilité requise

 
COMPÉTENCES DÉMONTRÉES :
•    
•    Un sens clair de l'urgence pour obtenir des résultats. Une attitude "can-do" et une focalisation sur une expérience client positive
•    Un sens très développé de la tactique, de la discrétion et du jugement dans le traitement de questions confidentielles, sensibles et/ou délicates
•    Capacité démontrée à développer et exécuter des projets et des initiatives d'amélioration des processus, y compris la planification, la collecte des exigences, l'analyse des données et les rapports
•    Compétences interpersonnelles pour établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les autres
•    Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et de multitâche
•    Sens de l'urgence avec la capacité de répondre à des priorités changeantes rapidement et efficacement

Job Title: Contract Manager

Date: February 6, 2025

Location 1: Montreal, QC

Remote: Hybrid

Business Unit: Health

Department: Health Services

Job Type: Full-time

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