Bilingual HR Assistant

For more than 40 years, Calian has been solving the world’s most complex problems by pairing the brightest minds with powerful technology. Calian solutions impact the world; from the satellites in space that connect us to the farms that feed us, from the medical professionals who care for us to the governments, schools and companies that make the world better every day.

*Veuillez noter que la description du poste en français suivra*

This fully remote role, open to candidates across Canada, requires bilingual proficiency in English and French, along with the ability to obtain reliability clearance.

Position Overview
 

Serving as the administrator for the human resources department, the Human Resources (HR) Assistant assists with the administration of the day-to-day operations of the human resources functions and duties. The HR Assistant carries out responsibilities in some or all of the following functional areas: HRIS, processing employment information, maintaining confidential records, responding to inquiries, assists in informing new employees of human resource policies and programs as needed, reporting, administering benefits and Calian's security requirements.

The Human Resources Assistant helps with the implementation of services, policies, and programs through HR; reports to the Manager, HR and assists company managers with HR issues.

The Human Resources Assistant contributes to the accomplishment of Human Resources practices and objectives that will provide an employee-oriented company culture that emphasizes quality, continuous improvement, and high performance.

Responsibilities
 

Human Resources Database and Personnel Files

• Maintains the HRIS database ensuring a high standard of quality and keeps employee records up-to-date by processing data in a timely manner. Obtains and verifies information for inclusion in employee records
• Assists with HRIS system testing
• Maintains employee files and the HR filing system
• Prepares and maintains reports that are necessary to carry out the functions of the Human Resources department. Prepares periodic reports for management, as scheduled or requested

Administration

• Interprets, assists and advises employees and managers regarding leave management, status and entitlements, benefit administration, and HR procedures and policies within the specified guidelines
• Provides general administrative support such as preparing correspondence (including but not limited to: employment letters, hire/orientation/benefit packages, memos, etc.), form management, processing confidential documents, tracking deadlines
• Manage HR/Payroll Helpdesk inquiries, via email, phone or in-person
• Administers Calian's benefit program and remains current on plan
• Remains current on all HR policies, procedures and forms
• Remains current on legislation for all provinces in which Calian does business
• Coordinates and conducts new employee orientation
• Fosters and maintains a solid, collaborative team relationship with internal and external customers

Health and Safety

• Assist HR Management with the administration of the HS&W committee
• Take an active role in creating a safe and healthy work environment

Other

• Supports the HR Management team as required, this may be through research and/or other special projects
   

Qualifications

Education

• A college diploma in a field related to the human resource profession

Experience

• Bilingual in English and French
• Strong administration skills
• Intermediate proficiency in MS Office programs (including Word, Excel, and PowerPoint, Access is considered an asset)
• Knowledge of HRIS systems, SAP preferred

Aperçu du poste
 

En tant qu'administrateur du département des ressources humaines, l'Assistant en Ressources Humaines (RH) assiste dans l'administration des opérations quotidiennes des fonctions et responsabilités des ressources humaines. L'Assistant RH assume des responsabilités dans certains ou tous les domaines fonctionnels suivants : SIRH, traitement des informations d'emploi, maintien des dossiers confidentiels, réponse aux demandes de renseignements, aide à informer les nouveaux employés sur les politiques et programmes des ressources humaines au besoin, administration des avantages sociaux et des exigences de sécurité de Calian.

L'Assistant en Ressources Humaines aide à la mise en œuvre des services, politiques et programmes via les RH; il rend compte au Directeur des RH et assiste les gestionnaires de l'entreprise avec les questions RH.

L'Assistant en Ressources Humaines contribue à l'accomplissement des pratiques et objectifs des Ressources Humaines afin de favoriser une culture d'entreprise axée sur les employés qui met l'accent sur la qualité, l'amélioration continue et la haute performance.

Responsabilités
 

Base de Données des Ressources Humaines et Dossiers du Personnel

• Maintient la base de données SIRH en assurant un haut niveau de qualité et garde les dossiers des employés à jour en traitant les données en temps opportun. Obtient et vérifie les informations pour inclusion dans les dossiers des employés.
• Assiste aux tests du système SIRH.
• Maintient les dossiers des employés et le système de classement RH.
• Prépare et maintient les rapports nécessaires pour exécuter les fonctions du département des Ressources Humaines. Prépare des rapports périodiques pour la direction, selon les horaires ou sur demande.

Administration

• Interprète, aide et conseille les employés et les gestionnaires sur la gestion des congés, le statut et les droits, l'administration des avantages sociaux, et les procédures et politiques RH dans les lignes directrices spécifiées.
• Fournit un soutien administratif général tel que la préparation de correspondances (y compris, mais sans s'y limiter : lettres d'emploi, packages d'embauche/orientation/avantages sociaux, mémos, etc.), la gestion des formulaires, le traitement des documents confidentiels, le suivi des échéances.
• Gère les demandes du centre d'aide RH/Paie par courriel, téléphone ou en personne.
• Administre le programme d'avantages sociaux de Calian et reste à jour sur le plan.
• Reste à jour sur toutes les politiques, procédures et formulaires RH.
• Reste à jour sur la législation de toutes les provinces où Calian exerce ses activités.
• Coordonne et mène l'orientation des nouveaux employés.
• Favorise et maintient une relation d'équipe solide et collaborative avec les clients internes et externes.

Santé et Sécurité

• Aide la Direction des RH à l'administration du comité de Santé, Sécurité et Bien-être.
• Participe activement à la création d'un environnement de travail sain et sécurisé.

Autres

• Soutient l'équipe de gestion des RH selon les besoins, cela peut inclure des recherches et/ou d'autres projets spéciaux.
   

Qualifications

Éducation

• Un diplôme collégial dans un domaine lié à la profession des ressources humaines
   

Expérience

• Bilinguisme anglais/français requis.
• Compétences administratives solides.
• Maîtrise intermédiaire des programmes MS Office (y compris Word, Excel, et PowerPoint, Access est considéré comme un atout).
• Connaissance des systèmes SIRH
   

Job Title: Bilingual HR Assistant

Requisition Number: 1590

Date: November 18, 2024

Location 1: Remote

Remote: Yes

Business Unit: Corporate

Department: Human Resources

Job Type: Full-time

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