Contract Administrator

French to follow

For more than 40 years, Calian has been solving the world’s most complex problems by pairing the brightest minds with powerful technology. Calian solutions impact the world; from the satellites in space that connect us to the farms that feed us, from the medical professionals who care for us to the governments, schools and companies that make the world better every day.

This is a fully remote position based in Canada and operates within the Eastern Standard Time (EST) zone. Bilingualism in French and English is considered a strong asset.

Position Overview

The Contract Administrator (CA) is responsible for executing Calian business processes for contract execution of  contracts in Calian’s  Services Lines.  As such, the CA is expected to maintain proficiency in all relevant business processes and procedures such that they support these Service Lines and their program(s), contracts and/or projects, the Contract Managers, direct workforce and our Customers.  The Contract Administrator (CA) has both an outward facing role and an internal one.

In the outward facing role, the CA acts as the second line resource for personnel in the field (employees and independent contractors) and customers. Contract Management represents the first line support. In this customer service role, the CA excels in communication, problem-solving and interpersonal skills. Additionally, the CA provides administrative support to the Contract Manager in the areas of reporting and contract documentation.

In the inward facing role, the CA acts as the interface between the consultant "in the field" and Finance, Human Resources and Payroll. The CA is responsible for timeliness, accuracy and completeness of all contractual paperwork that supports and/or is related to the agreements with the employee, IC and the customer agreements.

The Contract Administrator is the primary administrative resource responsible for contract administration, as such the CA is responsible for:

• customer contract acceptance process: review and quality assurance of customer contracts received prior to them being submitted for management approval
• in-depth knowledge and understanding of the customer contracts and the IC agreements in order to ensure on-going compliance with all contractual arrangements including but not limited to: allowable travel expenses and required supporting documentation, restrictions on working schedules, over-time, leaves of absence etc; reporting requirements, 75% completion reporting etc
• adherence to Calian's policies, processes and internal controls framework
• maintain working knowledge of applicable labour legislation that may impact Calian's direct workforce – to the degree sufficient to escalate any issues as appropriate to the Contract Management and/or Human Resources team

Responsibilities

• Provide administrative support to the Contract Manager, including but not limited to:
  • Provide support to direct workforce when Contract Manager is unavailable (excluding any HR issues)
  • Generate reports/analyse data as required
• Provide second line of support (administrative) to direct workforce, including but not limited to:
  • Respond to any queries received, escalating issues as appropriate
  • Provide guidance on Calian's policies, procedures and internal controls
  • Assist with preparation of timesheets, invoices and travel/expense claims
• Customer Contract review and acceptance:
  • Review Customer Contract documentation received against RFP and Proposal documentation to identify any discrepancies and escalate those to appropriate authority
  • Identify key characteristics/parameters/clauses of each contract that needs to be adhered to
  • Obtain management approval
• Administrative duties including but not limited to:
  • Prepare all internal contract documentation required & obtain appropriate approvals (RICA/ICCN, ICA, requests for LOO, ECNs etc.)
  • Obtain all required customer contract/independent contractor/employee information and forward to other work groups as required
  • Maintain required SAP and Deskflow master data
  • Ensure all timesheets, invoices and travel/expense claims are submitted within required timelines, review for accuracy, appropriate approval and compliance with contract clauses and budget
  • Track and facilitate security clearances
  • Escalate all expiring contracts to the Contract Management and follow up to ensure all required paperwork is submitted to extend or to end contracts as appropriate within payment and billing deadlines
  • Provide accrual information at Month End to maximize revenue recognition and adhere to cut-off guidelines
  • Maintain up-to-date process & procedure documentation and contract and billing paperwork files, including any electronic copies of all contract documentation as required in appropriate network directories
  • Act as a liaison between direct workforce and Finance, Human Resources and Payroll
• If providing support to Calian’s Psychological Assessment contracts, the CA will provide coordination/collaboration efforts to the psychological assessment processes, including but not limited to:
  • Ensuring that all process requirements and deadlines related to the coordination of candidates to receive psychological assessments and of the customer to receive any required reports are met or exceeded
  • Working closely with the Consulting and Assessing Psychologists to ensure that all materials, reports, candidate lists, and final determinations required by the psychological assessment process and contracts are provided in a timely and professional manner
• Provide back-up for other CA team members when they are absent to ensure uninterrupted customer service to Calian's direct workforce
• Provide support as required to other CA team members at Month End, Pay Week or other heavy-volume times to ensure the entire team meets the required deadlines
• Provide support as required with any process improvement initiatives, provide feedback on current processes with the goal of improving effectiveness and efficiency both for own role and overall processes that may include other teams

Qualifications

Education:

Human Resources/Business Administration College Diploma or University Degree or the equivalent combination of education and experience

Years experience:

• Minmum 2 years' experience in a Customer Service or Administration role, preferably within an SAP environment
• Experience in dealings with Government Contracts or working knowledge of applicable Crown contract policies & practices would be an asset
• Intermediate knowledge using Microsoft Excel and Word
• Proficiency in French is an asset.

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Depuis plus de 40 ans, Calian résout les problèmes les plus complexes du monde en associant les esprits les plus brillants à une technologie puissante. Les solutions de Calian ont un véritable impact sur le monde : que ce soient des satellites dans l'espace qui nous connectent, des fermes qui nous nourrissent, des professionnels de la santé qui nous soignent ou encore des gouvernements, des écoles et des entreprises qui rendent le monde meilleur chaque jour.

Cette position est entièrement à distance et basée au Canada, opérant dans le fuseau horaire de l'heure normale de l'Est (HNE). Le bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout majeur.

Aperçu du poste

L'administrateur de contrats (AC) est chargé d'exécuter les processus commerciaux de Calian pour l'exécution des contrats dans les lignes de services de Calian. En tant que tel, l'AC doit maintenir sa compétence dans tous les processus commerciaux et les procédures pertinentes de manière à soutenir ces lignes de services, leurs programmes, contrats et/ou projets, les gestionnaires de contrats, la main-d'œuvre directe et nos clients. L'administrateur de contrats (AC) a à la fois un rôle tourné vers l'extérieur et un rôle tourné vers l'intérieur.

Dans le rôle tourné vers l'extérieur, l'AC agit comme ressource de deuxième ligne pour le personnel sur le terrain (employés et travailleurs indépendants) et les clients. La gestion des contrats représente le support de première ligne. Dans ce rôle de service à la clientèle, l'AC excelle dans la communication, la résolution de problèmes et les compétences interpersonnelles. De plus, l'AC fournit un soutien administratif au gestionnaire de contrats dans les domaines du reporting et de la documentation contractuelle.

Dans le rôle tourné vers l'intérieur, l'AC agit comme interface entre le consultant "sur le terrain" et les finances, les ressources humaines et la paie. L'AC est responsable de la ponctualité, de l'exactitude et de l'exhaustivité de toute la paperasse contractuelle qui soutient et/ou est liée aux accords avec l'employé, le travailleur indépendant et les accords avec le client.

L'administrateur de contrats est la principale ressource administrative responsable de l'administration des contrats. À ce titre, l'AC est responsable de :

• Le processus d'acceptation des contrats clients : examen et assurance qualité des contrats clients reçus avant leur soumission pour approbation de la direction
• Une connaissance approfondie et une compréhension des contrats clients et des accords avec les travailleurs indépendants afin de garantir le respect continu de toutes les dispositions contractuelles, y compris, mais sans s'y limiter : les frais de déplacement autorisés et la documentation justificative requise, les restrictions sur les horaires de travail, les heures supplémentaires, les congés, etc. ; exigences en matière de reporting, rapports de 75% d'achèvement, etc.
• Le respect des politiques, processus et cadre de contrôles internes de Calian
• Maintenir une connaissance pratique de la législation du travail applicable qui pourrait avoir un impact sur la main-d'œuvre directe de Calian, dans la mesure nécessaire pour signaler tout problème de manière appropriée à l'équipe de gestion des contrats et/ou des ressources humaines

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif au gestionnaire de contrats, notamment :
  • Fournir un soutien à la main-d'œuvre directe lorsque le gestionnaire de contrats n'est pas disponible (à l'exclusion de tout problème RH)
  • Générer des rapports/analyser des données selon les besoins
• Fournir un deuxième niveau de support (administratif) à la main-d'œuvre directe, notamment :
  • Répondre à toutes les demandes reçues, en escaladant les problèmes le cas échéant
  • Fournir des orientations sur les politiques, procédures et contrôles internes de Calian
  • Aider à la préparation des feuilles de temps, des factures et des demandes de déplacement/frais
• Examen et acceptation des contrats clients :
  • Examiner la documentation des contrats clients reçue par rapport à la documentation de l'offre pour identifier d'éventuelles divergences et les signaler à l'autorité compétente
  • Identifier les caractéristiques/paramètres/clauses clés de chaque contrat qui doivent être respectés
  • Obtenir l'approbation de la direction
• Tâches administratives, y compris, mais sans s'y limiter :
  • Préparer toute la documentation contractuelle interne requise et obtenir les approbations appropriées (RICA/ICCN, ICA, demandes de LOO, ECNs, etc.)
  • Obtenir toutes les informations requises sur les contrats clients/travailleurs indépendants/employés et les transmettre à d'autres groupes de travail selon les besoins
  • Maintenir les données maîtresses SAP et Deskflow requises
  • S'assurer que toutes les feuilles de temps, les factures et les demandes de déplacement/frais sont soumises dans les délais requis, examiner leur exactitude, leur approbation appropriée et leur conformité aux clauses et au budget du contrat
  • Suivre et faciliter les autorisations de sécurité
  • Escalader tous les contrats arrivant à expiration à la gestion des contrats et faire le suivi pour s'assurer que toute la documentation requise est soumise pour prolonger ou mettre fin aux contrats de manière appropriée dans les délais de paiement et de facturation
  • Fournir des informations d'accrual à la fin du mois pour maximiser la reconnaissance des revenus et respecter les directives de clôture
  • Maintenir à jour la documentation des processus et des procédures et les dossiers de documents contractuels et de facturation, y compris toutes les copies électroniques de la documentation contractuelle requise dans les répertoires réseau appropriés
  • Faire le lien entre la main-d'œuvre directe et les finances, les ressources humaines et la paie
• Si elle fournit un soutien aux contrats d'évaluation psychologique de Calian, l'AC coordonnera les efforts de collaboration aux processus d'évaluation psychologique, notamment :
  • S'assurer que toutes les exigences et les délais du processus liés à la coordination des candidats pour recevoir des évaluations psychologiques et du client pour recevoir tout rapport requis sont respectés ou dépassés
  • Travailler en étroite collaboration avec les psychologues consultants et évaluateurs pour s'assurer que tous les matériaux, rapports, listes de candidats et déterminations finales requis par le processus d'évaluation psychologique et les contrats sont fournis de manière opportune et professionnelle
• Assurer la relève pour les autres membres de l'équipe d'AC lorsqu'ils sont absents pour garantir un service client ininterrompu à la main-d'œuvre directe de Calian
• Fournir un soutien, selon les besoins, aux autres membres de l'équipe d'AC en fin de mois, pendant la semaine de paie ou à d'autres périodes de forte activité pour garantir que toute l'équipe respecte les délais requis
• Fournir un soutien, selon les besoins, à toute initiative d'amélioration des processus, fournir des commentaires sur les processus actuels dans le but d'améliorer l'efficacité et l'efficience tant pour son propre rôle que pour l'ensemble des processus qui peuvent inclure d'autres équipes

Qualifications

Éducation:

• Diplôme collégial ou universitaire en ressources humaines/administration des affaires ou combinaison équivalente d'éducation et d'expérience

Années d’expérience:

• Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle de service à la clientèle ou d'administration, de préférence dans un environnement SAP
• Expérience dans les contrats gouvernementaux ou connaissance pratique des politiques et pratiques contractuelles de la Couronne applicables serait un atout
• Connaissance intermédiaire de Microsoft Excel et Word
• La maîtrise du français est un atout.

Job Title: Contract Administrator

Requisition Number: 1365

Date: April 24, 2024

Location 1: Ottawa, ON

Remote: Yes

Business Unit: Corporate

Department: Human Resources

Job Type: Full-time

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